Sa mundo ng mga digital na teknolohiya, matagal nang pinagkadalubhasaan ng mga tao ang mga modernong pamamaraan ng komunikasyon sa Web. Kaya, ang isa sa mga pinakakaraniwang paraan upang maglipat ng impormasyon ay ang e-mail, kung saan maaari kang makipag-usap, matuto at bumuo. Ngayon, ang Internet ay nagbibigay ng isang malawak na hanay ng mga naturang programa, ngunit ang pinakasikat at maginhawa ay ang Microsoft Outlook. Sa kabila ng maraming positibong aspeto, ang mail program na ito ay may ilang mga nuances na nangangailangan ng isang tiyak na solusyon. Halimbawa, maraming baguhan na user ang nahaharap sa problema kung paano mag-set up ng auto-reply sa Outlook.
Auto answer function
Ngayon, ang Outlook ang pinakasikat na email program, na sikat sa mga user ng Internet dahil sa pagiging simple at functionality nito. Salamat sa programang ito, maaari kang malayang makipag-usap at makatanggap ng mga mailing. Sa maraming positibong feature, dapat i-highlight ang posibilidad ng isang auto-response. Kung ikaw ay naglalakbay ng malalayong distansya o sa mahabang panahontagal ng panahon na pinapayagan ka ng Microsoft Outlook na gamitin ang tampok na auto-reply.
Kung walang koneksyon sa Internet o ang kakayahang ma-access ang mailbox, ang auto-reply ay magpapadala sa nagpadala ng mga contact ng user at isang mensahe na na-prerecord sa isang espesyal na template.
Pag-setup at pagpapatakbo ng auto-answer
Karamihan sa mga tao, hindi lamang mga baguhan, kundi pati na rin ang mga advanced na user ng Internet, ay nahaharap sa problema kung paano mag-set up ng auto-reply sa Outlook. Ang pamamaraan para sa paglikha ng isang auto-reply sa mail program ay hindi magiging mahirap at tumatagal ng oras kung ang lahat ay gagawin nang tama at ayon sa mga tagubilin.
Kaya, upang i-set up ang auto-reply sa Outlook, kailangan mong gawin ang sumusunod:
- Buksan ang Outlook.
- Hanapin at i-click ang button na "Bumuo ng Mensahe."
- Ilagay ang text ng mensahe para sa auto-reply. Mahalagang tandaan na ito ang text na ipapadala sa nagpadala.
- Hanapin at i-click ang "File" na button.
- Sa mga opsyon na "File", hanapin at i-click ang "Save As". Kailangan mong piliin ang format na "Outlook Template" at i-save ang mensahe.
Ang paggawa ng template ay ang unang hakbang lang na makakatulong sa iyong maunawaan kung paano mag-set up ng auto-reply sa Outlook at gawing mas madaling gamitin ang iyong email program.
Mga pangunahing hakbang para sa pag-set up ng auto-reply
Ang pag-set up ng auto-reply ay kinabibilangan ng mga sumusunod na pangunahing hakbang:
- Kailangan mong hanapin ang tab na "Mga Panuntunan" sa tuktok na panel ng programa.
- Pagkatapos ay piliin ang "Controlmga panuntunan at alerto", kung saan kailangan mong piliin ang opsyong "Bago".
- Sa bubukas na window, piliin ang "Ilapat ang mga panuntunan sa mga mensaheng natatanggap ko".
- Pagkatapos pumili, i-click ang "Next" button.
- Lalabas ang window na "Rule Wizard", kung saan hindi mo kailangang pumili ng anuman. Pagkatapos ay kailangan mo lang i-click ang "Next" na button, at pagkatapos ay sagutin ang "Oo".
- Sa susunod na window na lalabas, kailangan mong suriin ang opsyong "Markahan gamit ang tinukoy na template." Sa window sa ibaba, kailangan mong mag-click sa "Specified template".
- Susunod, lalabas ang window na "Mga Folder", kung saan dapat mong piliin ang "Mga Template sa file system."
- Pagkatapos lumitaw ang "Auto Reply" na window, kailangan mong i-click ito at buksan ito.
- Sa "Rules Wizard" na bubukas, piliin ang "Next".
- Sa huling window, bago mag-set up ng auto-reply sa Outlook, kailangan mong i-click ang "Tapos na" na button.
Kaya, matagumpay na nakumpleto ang setting ng auto-reply. Ngayon, ang mga naka-embed na mensahe sa template ay ipapadala sa anumang address. Mahalagang malaman: upang gumana nang matatag at mahusay ang auto-reply, dapat mong bigyan ang iyong personal na computer ng walang patid na Internet.
Sa konklusyon
Kaya, depende sa ginawang template at mga pagkilos na ginawa, isang awtomatikong tugon ang gagamitin sa Outlook para sa lahat ng mga papasok na email. Ngunit dapat mong isaalang-alang ang katotohanang ibinibigay ng wizard ng mga panuntunan para sa pagpapadala ng auto-reply sa addressee nang isang beses lang.
Magsisimula ang session pagkatapos ng unang paglulunsad ng mail program, at magtatapos kapag lumabas ka dito. Habang ang programagumagana, isang paulit-ulit na tugon sa addressee na pinamamahalaang magpadala ng isang tiyak na bilang ng mga mensahe ay hindi darating. Sa buong session, lumilikha ang program ng isang partikular na listahan ng mga user kung kanino pinadalhan ng auto-reply. Ang ganitong mga aksyon ay nagbibigay-daan sa iyo upang maiwasan ang muling pagpapadala ng mensahe. Gayunpaman, kung i-restart mo ang program, ang listahan ay tatanggalin. Kaya, dahil sa mga pangunahing hakbang para sa pag-set up at paggawa ng mga template, dapat mawala ang lahat ng pagdududa tungkol sa kung paano mag-set up ng auto-reply sa Outlook.
