Mga bahagi ng email: mula sa pananaw ng user, mula sa teknikal na pananaw, sa pakikipag-ugnayan sa negosyo

2024 May -akda: Trinity Chesterton | [email protected]. Huling binago: 2023-12-16 08:25

E-mail, dahil sa malaking bilang ng mga pakinabang sa mga liham na papel, ay matagal nang naging isa sa mga pangunahing uri ng komunikasyon. Gayunpaman, tulad ng maraming iba pang mga makabagong teknolohiya, ang ganitong uri ng komunikasyon ay may sariling mga patakaran. Sa kabila ng katotohanan na ang komunikasyon sa pamamagitan ng Internet mail ay naging mahalagang bahagi ng maraming bahagi ng buhay, karamihan sa mga user ay hindi masasagot ang tanong kung ano ang mga bahagi ng isang email.

Struktura ng email mula sa pananaw ng user

Ang mga mensaheng email ay parehong magkatulad at ibang-iba sa mga sulat na papel na pamilyar sa mas lumang henerasyon. Ngunit anuman ang serbisyo ng email, ang istraktura ng email ay palaging pareho. Ilista natin ang mga bahagi ng isang email, maikling inilalarawan ang bawat isa sa kanila:

1. Field "To". Ang field na ito ay naglalaman ng address ng tatanggap. Kung maraming tatanggap, paghiwalayin sila ng semicolon.
2. Ang field na "Paksa". Sa maraming serbisyo ng mail, ito ay itinuturing na sapilitan. At magiging mas madali para sa mga user na mahanap ang liham kung ang paksa ay wastong nakasaad dito.
3. Ang katawan ng liham. Ang katawan ng email ay naglalaman ng pangunahing text.

Mga nakatagong bahagi ng email

Tiningnan namin ang nakikitang istraktura ng liham. Ngunit bilang karagdagan sa mga elementong nakikita ng mata, ang mga sumusunod na field ay maaari ding maiugnay sa mga bahagi ng isang email:

• mula kanino (awtomatikong pinupunan ang field na ito);
• kopya (bilang karagdagan sa pangunahing addressee, isang kopya ng liham ang ipinapadala sa ibang tao);
• blind copy (ginagamit kung kailangang magpadala ng kopya ng liham nang hindi ipinapaalam sa pangunahing addressee);
• attachment.

Mga bahagi ng email mula sa teknikal na pananaw

Mula sa teknikal na pananaw, kasama rin sa anumang email ang mga sumusunod na bahagi:

1. Mga header, o, kung tawagin din sila, mga sobre ng SMTP protocol. Ang mga header na ito ay maaaring isama o hindi sa katawan ng email. Iyon ay, ang isang sitwasyon ay posible kapag ang mail server ay may mas maraming impormasyon kaysa sa ipinahiwatig sa katawan ng mensahe. Ang header ay naglalaman ng mga address ng nagpadala, mga tatanggap at ang address ng nagpapadalang host.
2. Ang mismong mensahe, na nasa wika ng mga SMTP protocoltinatawag na Data. Ito naman, ay nahahati sa:

• header ng liham - ayon sa pagkakatulad sa papel na koreo, naglalaman ito ng data tungkol sa mga mail server na pinagdaanan ng sulat, at ilang iba pang impormasyon;
• katawan ng liham - ang mismong teksto ng liham.

Estruktura ng e-mail para sa pakikipagsulatan sa negosyo

Kung hanggang ngayon ay pinag-uusapan natin ang istruktura ng isang email mula sa teknikal na pananaw, ngayon ay tingnan natin ang mga elemento ng isang mahusay na pagkakasulat na email para sa pagsusulatan sa negosyo, dahil ang bawat kumpanyang may paggalang sa sarili ay sumusubok na sumunod na may karaniwang tinatanggap na mga pamantayan ng komunikasyon.

Bagaman mayroong malaking bilang ng iba't ibang klasipikasyon ng mga elektronikong mensahe, nahahati ang mga ito sa dalawang pangkat ayon sa istraktura ng disenyo. Ang unang pangkat ay mga liham ng komunikasyon, ginagamit ang mga ito sa kurso ng trabaho. Ang pangalawa ay ang mga liham ng kasunduan: mga mensaheng nagbubuod sa pulong, nagsasaad ng mga huling araw para sa pagkumpleto ng trabaho at iba pang mahahalagang aspeto upang linawin ang mga aksyon na kinakailangan mula sa bawat isa sa mga partido.

Ilista natin ang mga bahagi ng bawat uri ng email nang hiwalay.

Liham-komunikasyon

Dapat kasama sa istruktura nito ang:

1. Ang paksa ng email. Sa field na ito, pinakamainam na ipahiwatig kung ano mismo ang inaasahan mo mula sa host, tulad ng pagsang-ayon sa oras ng pagpupulong, isang listahan ng mga isyu na isasaalang-alang, at iba pa.
2. Pagbati. Kahit na ang liham ay binalak na ipadala sa maraming tao,ang etika ng komunikasyon sa negosyo ay nagpapahiwatig ng obligadong pagbati ng mga addressee.
3. Nilalaman ng mensahe. Ang aktwal na text ng email, na naglalarawan sa kahilingan nang partikular hangga't maaari.
4. Lagda ng kumpanya. Isang punto na nakakalimutan ng maraming tao. Kasama sa wastong pagkakabuo ng template ng lagda ang buong pangalan at posisyon ng may-akda, ang kanyang impormasyon sa pakikipag-ugnayan (numero ng telepono, mga link sa website ng kumpanya, email, atbp.). Maaaring mag-iba ang lagda depende sa mga panuntunan at regulasyong pinagtibay ng organisasyon.
5. Mga Field na "To" at "Cc". Ang mga ito ay huling nakalista para sa isang dahilan - sa pamamagitan ng pagpuno sa mga ito sa huli, hindi mo isasama ang posibilidad na magpadala ng hindi natapos o hindi na-verify na mensahe.

Liham ng kasunduan

Gaya ng nabanggit sa itaas, ang ganitong uri ng electronic na mensahe ay ginagamit upang buod ng mga resulta ng pulong, ipahiwatig ang plano ng aksyon para sa bawat panig at ayusin ang mga deadline. Ang ganitong mga liham ay isang uri ng "protocol" ng mga pagpupulong at nagbibigay-daan sa iyo upang maginhawang buuin ang impormasyon. Ang isang liham ng ganitong uri ay binuo ayon sa plano:

1. Pagbati. Kung maliit ang bilang ng mga kalahok sa pulong na na-summed sa liham, maaari mong ilista ang lahat ayon sa pangalan o gumamit ng pangkalahatang uri ng pagbati.
2. Ulitin ang layunin ng pulong, ang mga resulta nito ay buod sa liham.
3. Listahan ng mga isyu na tinalakay sa pulong. Para sa bawat isyu, ang mga kasunduan, desisyon at mga deadline para sa pagpapatupad ay ipinahiwatig.
4. Listahan ng mga isyu na hindi nangangailangan ng agarang paglutas, ngunit hindi dapat palampasin.
5. Paglilinaw sa opinyon ng mga kalahok sa pulong - isinasaalang-alang ba ang lahat?
6. Lagda ng template.