Karamihan sa mga ordinaryong user ay direktang nagtatrabaho sa e-mail sa site. Ang pag-andar na ibinibigay nito ay sapat na upang lumikha at makatanggap ng mga email. Ngunit paano kung kailangan mong magpadala ng parehong sulat sa isang malaking bilang ng mga tao, kailangan mong magpadala ng isang tiyak na mensahe sa isang tiyak na oras, patuloy na magpadala ng mga liham nang walang pakikilahok ng isang tao habang siya ay nagbabakasyon sa beach? Sa ganitong mga kaso, lahat ng uri ng mga programa at serbisyo para sa awtomatikong pagpapadala ng koreo ay sumagip. Nag-iiba sila sa pag-andar, bayad / libre, mga tampok ng trabaho at maraming iba pang mga kadahilanan, ngunit kung ano ang nagkakaisa sa kanila ay hindi nila kailangan ang patuloy na presensya ng isang tao upang magtrabaho. Maaaring magpadala ng mga email 24 na oras sa isang araw na may iba't ibang adjustable interval.
Bakit kailangan natin ng mga newsletter?
Ang opinyon na ang website ay ang pangunahing at pinakaepektibong tool sa marketing ay malayo sa katotohanan. Karamihan sa mga mamimili ng isang produkto o serbisyo sa isang solongang pagbisita sa isang web page ay hindi pa handang gumawa ng desisyon sa pagbili. Ang mga dahilan ay maaaring magkakaiba, at hindi sa huling lugar ay ang banal na pagkalimot. Hindi lang naaalala ng mga customer na nakakita sila ng isang bagay na nakakuha ng kanilang atensyon. Ang ilang mga potensyal na mamimili ay kailangang paulit-ulit na paalalahanan ang kanilang sarili hanggang sa tuluyan na silang makabili. At nagsisilbing paalala ang awtomatikong email na ipinadala.
Mga posibilidad ng mga email client at serbisyo
Maraming programa at serbisyo para sa awtomatikong pagpapadala ng sulat ng sulat, parehong may bayad at libre. Ang kanilang functionality ay hindi limitado sa pagpapadala ng mga liham nang walang interbensyon ng tao, ang mga kakayahan nito ay mas malawak:
- Bago ang maramihang pagpapadala, masusubok ang bisa ng mga liham sa isang piling grupo ng mga user sa pamamagitan ng pag-aaral sa mga istatistika ng pagpapadala at paghahatid ng mga liham na ito, ang aktibidad ng mga customer pagkatapos matanggap ang mga ito.
- Binibigyang-daan ka ng Services na regular na i-update ang listahan ng mga subscriber sa pamamagitan ng pagproseso ng mga mensahe ng serbisyo tungkol sa mga error sa paghahatid. Kaya, ang mga mapagkukunan ng system ay hindi nasasayang sa walang kwentang pagpapadala sa mga address na wala na.
- Ang data ng istatistika sa mga pag-click sa link sa mga email ay makakatulong na suriin ang pagiging epektibo ng isang kampanya sa advertising.
- Built-in na teknolohiya para sa pagtukoy sa lokasyon ng mga subscriber ay magbibigay-daan sa iyong pumili ng mga titik para sa pagpapadala ng koreo batay sa heograpiya.
- Ang base para sa pagpapadala ng mga liham ay maaaring mapunan sa iba't ibang awtomatikong paraan, halimbawa, sa pamamagitan ng pag-scanmga site sa web.
Ang mga awtomatikong tugon sa mga titik ay na-configure din. Ito ay magiging kapaki-pakinabang, halimbawa, kapag umaalis. Maaaring ipaalam sa taong sumulat nito na ang liham ay natanggap na, ngunit ang sagot dito ay babalik pagkatapos ng ilang panahon. Kung nagkaroon ng pagbabago sa email address, napakadaling makatanggap ng mail na ipinadala sa lumang address - i-set up lang ang pagpapasa. Ngunit paano ipaalam sa lahat ng nagsusulat na ang lumang address ay hindi na nauugnay, at sa susunod na mas mahusay na sumulat nang direkta sa isa pa? At makakatulong ang awtomatikong pagsulat dito.
Ang mga ganitong programa ay karaniwang may mga tipikal na template ng sulat na madaling mabago upang umangkop sa iyong mga pangangailangan. Salamat sa lahat ng ito, binibigyang-daan ka ng awtomatikong pag-mail na mag-promote ng mga produkto at serbisyo na may kaunting oras at pera na ginugol sa pag-advertise, pagproseso at pagsusuri ng mga sulat.
Ipadala ano?
Ang pinakasikat na mga liham ay mga pagbati (halimbawa, pagkatapos magparehistro sa mapagkukunan) at pasasalamat (halimbawa, para sa isang perpektong order o pangmatagalang pakikipagtulungan sa isang kumpanya).
Ang mga pagbati ang pinakamaraming nabasang mga liham. Nakasanayan na ng mga tao na makita sila, karamihan sa kanila ay nagbubukas sa kanila sa paghahanap ng ilang kapaki-pakinabang o kawili-wiling impormasyon.
Ang mga liham ng pasasalamat ay maaaring maglaman ng impormasyon tungkol sa order, paraan ng paghahatid, iba't ibang promosyon at diskwento para sa mga regular na customer. Ang lahat ng ito ay umaakit sa mga tao, at ang mga ganitong liham, bilang panuntunan, ay binabasa din o hindi bababa sa basta-basta na tinitingnan.
Awtomatikong pagsulat ay maaaringnag-aalok ng mga produktong nauugnay sa mga binili ng isang tao, o kung saan siya interesado. Ang mga liham ay magbibigay-daan sa iyo na batiin, halimbawa, maligayang kaarawan, paggawa ng isang indibidwal na kapaki-pakinabang na alok.
Para makayanan ang mga kumplikadong problema sa customer, siyempre, kakailanganin na ng mga espesyalista. Ngunit ang mga mas simpleng isyu, salamat sa mga awtomatikong titik, ay maaaring malutas sa lahat ng oras at araw-araw kapag kailangan ng mga user ang mga ito.
Sa lahat ng iba't ibang programa at serbisyo, kilala ang program ng Microsoft Outlook, kaya't ang mga paraan ng paggawa ng mga mailing list, awtomatikong tugon at pagpapasa ng ilang mga titik sa ibang mga address ay isasaalang-alang gamit ang halimbawa nito.
Newsletter
Upang magpadala ng liham sa isang malaking grupo ng mga tao, hindi na kailangang manu-manong idagdag sila sa mailing list sa bawat pagkakataon. Upang gawin ito, maaari kang lumikha ng isang mailing list. Sa tab na "pangunahing" sa programa, dapat mong piliin ang item na "lumikha ng isang grupo ng contact", pagkatapos ay tukuyin ang isang pangalan para sa pangkat na ito at magdagdag ng mga miyembro dito. Ang listahan ng mga kalahok at ang pangalan ng grupo, kung kinakailangan, ay ganap na na-edit o tinanggal. Ang parehong contact ay maaaring isama sa isang arbitraryong malaking bilang ng mga pangkat ng user kung saan isasagawa ang awtomatikong pagpapadala. Makakatipid ito ng maraming oras.
Awtomatikong pagsulat: paano gawin
Minsan kinakailangan na magpadala ng awtomatikong sulat sa isang mahigpit na tinukoy na oras, at kung wala ang nagpadala mismo sa computer. Ang awtomatikong pagpapadala ng mga email sa Outlook ay nagbibigay-daan sa iyo na gawin iyon. Dapat kang magsulat ng isang regular na lihamilakip ang mga file na gusto mo dito, tukuyin ang (mga) tatanggap o mailing list, at pagkatapos ay pumunta sa seksyong menu na "mga opsyon". Dagdag pa sa seksyong ito, ang item na "antalahin ang paghahatid" ay pinili, at pagkatapos - "huwag ihatid hanggang". Pagkatapos ay i-configure ang lahat ng kinakailangang parameter, kabilang ang petsa at oras na ipinadala ang liham, ang presensya o kawalan ng paghahatid at pagbabasa ng mga abiso, atbp.
Pagkatapos tukuyin ang lahat ng kinakailangang data, magpadala ng email. Ise-save ito sa folder ng mga ipinadalang sulat, ngunit mapupunta lang talaga ito sa tatanggap sa tinukoy na araw at oras. Mahalaga na sa oras na ito ang computer ay naka-on, ang programa ay tumatakbo dito, at mayroon ding koneksyon sa Internet. Kung ang mga kundisyong ito ay hindi ginawa sa tamang oras, ang awtomatikong pagpapadala ng mga liham ay magaganap sa sandaling ito ay sa wakas ay natupad. Hindi ito masyadong maginhawa, ngunit wala kang magagawa tungkol dito.
Awtomatikong ipasa ang mga email sa Outlook
Mayroong dalawang paraan upang magpadala ng mga liham mula sa unang addressee sa iba - pagpapasa at pag-redirect. Ang mga naipasa na mga titik ay nakikilala sa pamamagitan ng pagkakaroon ng pagdadaglat na FW sa paksa, at nakikita ng tatanggap kung saang address orihinal na ipinadala ang liham, at mula sa kung saan ito ay ipinasa sa kanya. Ang pag-redirect ay hindi napapansin ng tatanggap, nakikita niya ang sulat bilang ipinadala ng unang nagpadala.
Control sa Pagpasa
Maaari mong i-set up ang alinman sa pagpapasa ng ganap na lahat ng mga mensahe, o lumikha ng mga panuntunang namamahala sa kung ano at kailan dapat ipasa. Sa kasong ito, ang mga ipinasa na mensahe ay nakaimbak sa folder"Inbox". Pinag-aaralan ng programa ang ipinadalang liham, at kung natutugunan nito ang mga kundisyong tinukoy sa mga patakaran, ginagawa nito ang pagkilos na tinukoy ng panuntunang ito. Ito ay maaaring hindi lamang awtomatikong pagpapasa ng mga titik o tugon sa mga ito, ngunit ito rin ay paglilipat nito sa isang partikular na folder, ibig sabihin, pag-uuri, pagtanggal, atbp.
Upang lumikha ng mga panuntunan para sa pagproseso ng mga papasok na sulat, dapat mong piliin ang item na "mga panuntunan" sa pangunahing tab ng programa. Dagdag pa, sa menu na "pamahalaan ang mga panuntunan at alerto," ang mga algorithm para sa pagproseso ng mga natanggap na liham ay direktang na-configure na.
Ipasa Deny
Hindi maipapasa ang ilang email - nangyayari ito kapag naglagay ng proteksyon ang nagpadala sa mail na ipinadala nila, na pinipigilan ang tatanggap na ibahagi ang impormasyong ito sa sinumang iba pa. Ang ganitong paghihigpit ay inalis lamang ng nagpadala, hindi ito magagawa ng tatanggap sa anumang paraan.
Gayundin sa mga kumpanya, ang system administrator ay maaaring magtakda ng sarili nilang mga panuntunan na naghihigpit o nagbabawal sa kumpletong pagpapasa ng mga liham sa labas ng network ng kumpanya, at kung minsan maging sa loob nito. Ginagawa ito para protektahan ang impormasyon ng kumpanya.
Mga awtomatikong tugon
Kung wala ang addressee dahil sa isang business trip, bakasyon, sakit, o para sa iba pang dahilan, maaaring i-set up ang mga awtomatikong tugon sa mga liham. Kung ang mail ay matatagpuan sa isang corporate mail service, maaari ka ring gumawa ng iba't ibang tugon sa mga sulat na nagmumula sa ibang mga empleyado ng kumpanya, at sa mga natanggap mula sa labas.
Para paganahin ang function na ito, sa menu ng program sa seksyong "file", piliin ang item na "auto-replies", kung saan dapat mong piliin ang "send auto-replies". Sa seksyong ito, isinulat ang teksto ng mga liham, at ang panahon kung kailan ipapadala ang mga sagot na ito ay ipinahiwatig. Kung online ang user bago matapos ang panahong ito, ipo-prompt siyang i-disable ang feature.
Para sa panahon ng validity ng mga auto-replies, maaari kang magtakda ng mga panuntunan sa pagpoproseso ng mail, halimbawa, para ipasa ang mga ito sa iba pang empleyado ng kumpanya na maaaring magresolba ng mga isyu na lumitaw, atbp.
Available ang detalyadong tulong sa programa, gayundin ang mga tooltip upang makatulong na maiwasan ang mga karaniwang pagkakamali kapag nagtatrabaho dito.
